Matrix Nutzungsbedingungen

Neben den hier genannten Punkten finden auch die Nutzungsbedingungen der Helmholtz Cloud Anwendung. Außerdem ist die Acceptable Use Policy der Helmholtz ID zu beachten. Bitte beachten Sie ebenfalls die Datenschutzerklärung für Helmholtz Matrix.

Dateien

Matrix lässt sich zum Austauschen von Dateien verwenden, ist aber nicht zur längerfristigen Aufbewahrung vorgesehen. Dateien, die über Helmholtz Matrix geteilt werden, werden nach 3 Jahren automatisch gelöscht.

Bitte nutzen Sie beispielsweise die vorhandenen Sync&Share Dienste auf der Basis von Nextcloud zur dauerhaften Dateiablage.

Nachrichten

Chatnachrichten, die via Matrix versendet werden, erfüllen nicht den Anspruch an eine rechtssichere oder verbindliche Kommunikation und sind als flüchtig zu betrachten. Nachrichten werden 3 Jahre nach dem Versand automatisch gelöscht.

Sitzungen

Sitzungen, die seit mehr als 120 Tagen nicht mehr genutzt wurden, werden automatisch gelöscht. Es erfolgt somit eine Abmeldung aus dem jeweils genutzten Matrix-Client. Wird der Account in der Helmholtz ID gelöscht, so werden alle Sitzungen beendet.

Wenn Sie sich in einem Matrix-Client wie bspw. Element anmelden, entsteht eine Sitzung. Durch das Abmelden aus einer Sitzung wird diese gelöscht. Sitzungen können bspw. in Element über die „Einstellungen“ - „Sitzungen“ eingesehen werden. In dieser Ansicht werden inaktive Sitzungen, also länger nicht genutzte, separat aufgelistet und können bei Bedarf entfernt werden.

Generell sollten Sie sich nur aus einer Sitzung abmelden, wenn die „Verschlüsselte Sicherung“ eingeschaltet ist bzw. vor der Abmeldung die „E2E-Raumschlüssel“ exportiert wurden und mindestens eine weitere aktive Sitzung vorhanden ist. So ist gewährleistet, dass der Zugriff auf verschlüsselte Nachrichten weiterhin möglich ist. (How-to handle recovery key)

Personenbezogene Daten in Nachrichten

Bitte bedenken Sie, dass Sie für die Inhalte, die Sie auf der Plattform teilen, selbst verantwortlich sind und die Regeln Ihrer Heimateinrichtung sowie gesetzliche Regelungen einhalten müssen. Besonders in Räumen ohne Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist das Teilen von vertraulichen und personenbezogenen Daten nach Art. 9 DSGVO verboten.

Matrix Konto

Bei Inaktivität

Nach einer Inaktivität von mehr als 15 Monaten wird das Matrix-Konto deaktiviert. Dabei werden folgende Daten des Matrix-Kontos gelöscht:

Mitgliedschaften in allen Räumen
alle Sitzungen
alle E2EE-Schlüssel
die „Verschlüsselte Sicherung“
Anzeigename
Profilbild
Blockliste

Nicht gelöscht werden folgende Daten:

hochgeladene Dateien (bis zur regulären automatischen Löschung nach 3 Jahren)
verschickte und empfangene Nachrichten (bis zur regulären automatischen Löschung nach 3 Jahren)

Bei gelöschtem Helmholtz ID Account

Wenn Ihr Helmholtz ID Account gelöscht wurde, werden vorhandene Sitzungen entfernt. Es erfolgt eine Abmeldung aus allen genutzten Matrix-Clients. Ein Zugriff auf das Matrix-Konto ist ab dann nicht mehr möglich.

Der Zugriff auf während der Inaktivität empfangene verschlüsselte Nachrichten ist nicht möglich.
Der Zugriff auf ältere verschlüsselte Nachrichten ist nur möglich, wenn Sie sich Ihren Wiederherstellungsschlüssel gesichert haben oder ein Schlüsselbackup erstellt haben.

Nach 12 Monaten wird das Matrix-Konto endgültig gelöscht (siehe oben). Bis dahin ist eine Reaktivierung prinzipiell möglich. Dabei kann es allerdings zu Einschränkungen beim Zugriff auf verschlüsselte Nachrichten kommen.